Zeitmanagement Deckblarr

Die 5 besten Zeitmanagement-Methoden kurz erklärt

Wer kennt es nicht? Eine endlos lange To-Do Liste und ein prall gefüllter Terminkalender, bei dem es schwierig ist, die nötige Zeit für alle anfallenden To-Do’s zu finden. Auf lange Sicht nehmen wir uns zu wenig vor, auf kurze Sicht hingegen zu viel.

Um alle Punkte auf der Tagesordnung ohne Überstunden effizient erledigen zu können, muss man seine Zeit möglichst gut einplanen.
Mit welchen Methoden das am einfachsten umzusetzen ist, erfahrt ihr hier.

1. Eisenhower-Prinzip

Darüber, ob der Name dieser Methode wirklich etwas damit zu tun hat, ob der frühere US-Präsident Dwight D. Eisenhower das Prinzip angewendet hat, ist unklar.

Nichts desto trotz ist das Eisenhower- Prinzip eine der bekanntesten Zeitmanagement-Methoden.

Oftmals stehen mehrere Dinge gleichzeitig an, doch was davon wird zuerst erledigt und was kann warten? Mit Hilfe dieser Methode werden wichtige und dringende Aufgaben auf der To-Do-Liste von unwichtigen und nicht dringenden Aufgaben unterschieden und priorisiert.

Dafür gibt es vier verschiedene Kategorien, in welche die Aufgaben einzuteilen sind:

 

A: Wichtig und Dringlich: sofort selbst erledigen

A-Aufgaben haben eine Deadline und sollten am besten morgens im Leistungshoch erledigt werden

B: Wichtig, aber nicht dringend: terminieren und selbst erledigen

B-Aufgaben sind langfristige Aufgaben, die wichtig sind aber nicht von heute auf morgen erledigt werden können z.B. das Erarbeiten einer Kommunikationsstrategie eines Unternehmens.
B-Aufgaben kommen meistens zu kurz und werden erst betrachtet, wenn es bereits zu spät ist und sie zu A-Aufgaben werden. Deshalb sollte man sich jeden Tag etwas Zeit für eine B-Aufgabe einplanen.

C: Nicht wichtig, aber dringend: delegieren

Je nach Position in einem Unternehmen fällt das Vorgehen bei einer C-Aufgabe anders aus. In einer Führungsposition gibt es genug dringende, aber nicht wichtige Aufgaben. In diesem Fall kann der Vorgesetzte die C-Aufgaben an einen Mitarbeiter übertragen.
Befindet man sich nicht in einer Führungsposition muss man eine C-Aufgabe selbst erledigen. Dafür ist es sinnvoll, sich einen kleinen, zusätzlichen Zeitblock gegen Ende des Tages einzuplanen, damit A- und B- Aufgaben in den produktiven Morgenstunden erledigt werden könnnen.

D: Nicht wichtig und nicht dringend: nicht bearbeiten (Papierkorb)

Wenn die Antwort auf die Frage „Was würde passieren, wenn ich diese Aufgabe nicht erledige?“ „Nichts“ lautet, handelt es sich um eine D-Aufgabe, die weder wichtig, noch dringend ist. Solche Aufgaben gehören in den Papierkorb und werden gar nicht erledigt.

2. ABC-Methode

Die ABC-Methode ist hinsichtlich der Kategorisierung der Aufgaben fast identisch wie bei dem Eisenhower-Prinzip.
Bei der ABC-Methode geht es darum herauszufiltern, welche Aufgaben viel Zeit beanspruchen. Es geht hierbei um regelmäßige Aufgaben, die unter zwei Gesichtspunkten bewertet werden.

Im ersten Schritt wird die Aufgabe hinsichtlich ihrer Relevanz für die Erreichung der eigenen Ziele bewertet.

A: Sehr wichtig für die eigenen Ziele, werden sofort erledigt

Wichtig für die eigenen Ziele, aber keine hohe Priorität; später erledigen oder wenn möglich delegieren

B: Wichtig für die eigenen Ziele, aber keine hohe Priorität

B-Aufgaben werden zu einem späteren Zeitpunkt erledigt oder wenn möglich, delegiert.

C: kaum wichtige bis unwichtige Routineaufgaben, die keinen Fortschritt bringen

C-Aufgaben können verworfen werden.

Wir sehen: Im Vergleich zum Eisenhower-Prinzip fehlt hierbei lediglich die D-Aufgaben-Kategorie. Zusätzlich zum Eisenhower-Prinzip folgt jedoch, nachdem die Kategorisierung in A-, B-, und C-Aufgaben erfolgt ist, eine Einschätzung des zeitlichen Aufwands, den die jeweilige Aufgabe in Anspruch nehmen wird.

Die Erkenntnisse aller bisherigen Arbeitsschritte werden dann übersichtlich in einer Tabelle zusammengetragen:

Im letzten Schritt der ABC-Methode geht es dann darum, die gesamte Arbeitszeit jeder Prioritätengruppe (A, B, C) zu ermitteln. Wurden alle Aufgaben optimal zugeordnet, sollte sich folgende Zeitaufteilung ergeben:

A-Aufgaben sollten mindestens 60% der gesamten Zeit in Anspruch nehmen. Für B-Aufgaben sollte ein Zeitaufwand von 20%-25% der verfügbaren Zeit zur Verfügung stehen.

Routineaufgaben (C­-Aufgaben) sollten einen Zeitaufwand von 15% der gesamten Arbeitszeit nicht überschreiten.

3. Pareto-Prinzip oder 80-20 Regel

Das Pareto-Prinzip oder auch die 80-20-Regel genannt, geht auf Vilfredo Pareto (1848-1923) zurück, der Anfang des 19. Jahrhunderts in Italien die Verteilung des Bodenbesitzes untersuchte. Er fand heraus, dass 80% des Bodens in den Händen von nur 20% der Bevölkerung lag.

Auf dieser Erkenntnis beruht das Pareto-Prinzip, welches besagt, dass mit einem Zeitaufwand von lediglich 20% richtig eingesetzter Zeit ein Ergebnis von 80% erreicht werden kann. Das Prinzip verdeutlicht, dass es wenige Dinge gibt, die überdurchschnittlich (80%) wichtig sind. Demzufolge gibt es nur wenige Teilaufgaben (20%), die unbedingt erledigt werden müssen.

Im ersten Moment erscheint das Pareto-Prinzip vielleicht nur wie eine einfache Theorie, welche im wahren Leben nie aufgehen wird.
Das Prinzip hätte es aber wahrscheinlich nicht zu solch einer Bekanntheit geschafft, wenn es sich nicht anwenden lies:

  • 20% der Produkte in Lagerhäusern beanspruchen 80% der vorhandenen Lagerfläche
  • 80% deiner Telefonanrufe werden mit 20% der Kontakte durchgeführt.
  • 80% des Umsatzes eines Unternehmens werden mit 20% der Produkte oder der Kunden gemacht
  • 20% der Websites im Internet machen 80% des Datenvolumens aus
  • Software-Anwender nutzen in 80% der Fälle nur 20% der Funktionen

Mit Hilfe des Pareto-Prinzips werden somit verschiedene Prioritäten auf die wichtigen Aspekte einer Aufgabe gesetzt.

Ein häufiger Fehler der bei dem Pareto-Prinzip gemacht wird ist, dass beide Prozentsätze addiert werden. Das Pareto-Prinzip besagt lediglich, dass man mit 20% des Aufwands 80% des Gesamtergebnisses erreichen kann. Will man 100% erreichen, muss man auch 100% Einsatz aufwenden.  Beim Pareto-Prinzip geht es darum, nur die effizientesten 20% zu bearbeiten.

4. Alpen-Methode

Die Alpen-Methode findet ihre Anwendung in der Planung der Tagesaufgaben und in der Arbeitsorganisation.
Bei dieser Zeitmanagement-Methode geht es darum, anfallende To-Do’s stufenweise, wie ein Alpen-Aufstieg, zu bearbeiten, wobei das Akronoym ALPEN für

  • A ufgaben (Termine und geplante Aktivitäten notieren)
  • L änge einschätzen
  • P ufferzeiten einplanen
  • E ntscheidungen treffen
  • N achkontrolle

steht.

 

Die Alpen-Methode rät dazu, 60% der Zeit effektiv für arbeitsrelevante Aufgaben zu nutzen, 20% als Puffer und 20% für soziale Aktivitäten wie bspw. Gespräche mit den Kollegen oder für Kaffeepausen.

In der Anwendung zur Arbeitsorganisation ist der ersten Schritt, eine To-Do Liste für den anstehenden Tag zu erstellen. Hierbei sind gnadenlos ALLE anfallenden Tätigkeiten zu erfassen.

Im zweiten Anwendungsschritt der Alpen-Methode wird zudem der zeitliche Aufwand jedes Punktes auf der To-Do Liste abgeschätzt. Dabei geht es nicht allein um eine Einschätzung wie viel Zeit eine Aufgabe in Anspruch nimmt, sondern auch, wie viel Zeit man in die Aufgabe investieren möchte. Kann man bei der Erledigung der Aufgabe den angesetzten zeitlichen Rahmen nicht einhalten, muss man schneller zum Ende kommen und nur noch wirklich wichtige Punkte bearbeiten.

Im dritten Planungsschritt stehen Pufferzeiten. Es ist nicht immer möglich, alles vorherzusehen und einzuplanen, wie z.B. Krankheitsfälle, ein unerwartetes Telefongespräch o.ä.
Für solche Fälle werden Pufferzeiten eingeplant.

Im nächsten Schritt müssen konkrete Entscheidungen getroffen werden. Was ist heute wichtig und was kann bis morgen warten? Brauche ich wirklich 1 h um E-Mails zu beantworten?

Bei dieser Stufe ist es besonders wichtig, realistisch zu bleiben. Die Gefahr von unrealistischen Entscheidungen resultiert möglicherweise in einem gescheiterten Vorhaben und unerledigten Aufgaben am Ende eines Tages.

Im letzten Schritt dieser Methode steht die Nachkontrolle oder auch Reflexion. Bei diesem Schritt wird am Ende des Tages sichergestellt, ob der am Morgen aufgestellte Plan tatsächlich funktioniert hat oder ob Aufgaben „übrig“ geblieben sind. Dadurch wird direkt ein Überblick über Tätigkeiten verschafft, die man am nächsten Tag erledigen muss.

5. Eat the Frog

Auch hier hat der Name der Zeitmanagement Methode nicht viel mit dem Tier gemeinsam. Eher geht es um die unangenehme Vorstellung, einen Frosch verspeisen zu müssen. So könnte es sich beispielsweise um ein unangenehmes Meeting handeln oder andere unerfreuliche Aufgaben, die gerne aufgeschoben werden.

Die „Eat the Frog“ Methode beschäftigt sich mit denjenigen Aufgaben, die sehr ungerne erledigt werden und aufgrund dessen oft vertagt werden.Um dies zu vermeiden und Zeitdruck vorzubeugen geht es bei dieser Zeitmanagement-Methode darum, die wichtigste, unangenehmste Aufgabe als aller erstes am Tag zu erledigen.

Dieses Vorgehen ist besonders sinnvoll wenn man bedenkt, dass Menschen morgens am leistungsfähigsten sind. Verschiebt man eine lästige Aufgabe auf den Nachmittag erscheint diese noch unlösbarer als es morgens der Fall ist. Je länger ein Arbeitstag dauert, desto mehr Kraft- und Energieressourcen sind bereits aufgebraucht.

Diese Methode lässt sich jedoch auch nicht ohne jegliche Priorisierung anwenden. Werden nur unwichtige und nicht dringende, unangenehme Aufgaben erledigt führt dies zu Zeitproblemen. Aufgrund dessen stehen hierbei auch wichtige Aufgaben im Vordergrund.

Der Vorteil bei dieser Aufgabe steht vor allem auf dem Aspekt, dass man nach der Erledigung der unbeliebten Aufgabe einen freien Kopf hat und sich ohne schlechtem Gewissen und Ausreden den anderen Aufgaben widmen kann.

Für all diejenigen, die jetzt bereits motiviert sind, ihre Zeit und ihre Aufgaben mit Hilfe einer Zeitmanagement-Methode zu strukturieren, können zusätzlich diese Tipps beherzigen:

 Tipps zur Umsetzung der Zeitmanagement-Methoden

1. Notiere alles

Notiere dir jede Aufgabe und jede Idee, bei der du weißt, dass deren Erledigung nicht an erster Stelle steht aber es sich auch nicht im „Papierkorb-Aufgaben“ handelt. So behält man alles im Blick und sobald die To-Do’s niedergeschrieben sind, wird das Gedächtnis entlastet und die Gedächtniskapazität kann besser für andere Aufgaben genutzt werden.

2. Verbessere deine Organisation mit den richtigen Tools

Die Anwendung einer Zeitmanagement-Methode fällt viel leichter, wenn mit dem richtigen Tool gearbeitet wird, das einen Gesamtüberblick über Termine, Aufgaben, Notizen etc. bietet.

3. Arbeite in Zeitblöcken

Hierbei geht es darum, Aufgaben in dafür vorgesehenen Zeitblöcken zu erledigen, in denen keine Störungen erlaubt werden. Aufgaben werden so effektiver abgearbeitet, wenn man im vornerein den zeitlichen Rahmen genau festgelegt hat.
Dieser Tipp lehnt sich außerdem an das Parkinson-Prinzip an. Nach diesem Prinzip braucht die Erledigung einer Aufgabe nicht mehr Zeit, als dafür eingeplant wurde, unabhängig von der Komplexität der Aufgabe.

4. Führe eine Not-To-Do Liste

Auf einer Not-To-Liste werden alle Aufgaben notiert, mit denen man sich nicht befassen wird, da sie unwichtig und nicht dringend sind (Papierkorb-Aufgaben).

In den meisten Fällen lassen sich ohne Probleme direkt ein paar Aufgaben auf diese Liste setzen. Wird die Not-To-Do Liste nach einiger Zeit reflektiert, lassen sich unproduktive Gewohnheiten erkennen.

5. Plane Pausen ein

Die effiziente Erledigung von Aufgaben kann anstrengend sein. Insbesondere dann, wenn vorher keine Zeitmanagement-Methode in der Anwendung war und Aufgaben eben nicht ganz so produktiv gelöst wurden.
Demzufolge ist es wichtig, auch Pausen einzuplanen, in denen man neue Kraft für den nächsten Zeitblock tanken kann.

Pausen werden optimal genutzt, wenn man etwas komplett anderes macht, als die eigentliche Tätigkeit. Sitzt man den ganzen Tag am PC sollte man in seiner Pause nicht das Smartphone in die Hand nehmen, sondern anderweitig Kraft tanken zum Beispiel durch eine Kaffeepause mit Kollegen.

Pausen – Tipp:
  • Nach 45 Minuten effizienter Arbeitszeit: 5 Minuten Pause
  • Nach 90 Minuten effizienter Arbeitszeit: 10 Minuten Pause
  • Nach 4 Stunden effizienter Arbeitszeit: 30 Minuten Pause

Fazit

Um der ständigen Überlastung und Zeitknappheit entgegen zu wirken lassen sich einige effektive Zeitmanagement-Methoden heranziehen.
Bei jeder Methode liegt der Fokus auf der Priorisierung. Es geht immer darum, sich darüber im Klaren zu sein, auf welchen Aufgaben der Fokus liegen sollte und welche Aufgaben nur Lückenfüller sind. Ist man sich dessen bewusst, besteht der restliche Planungsaufwand lediglich in der Einplanung der kategorisierten Aufgaben in den Tagesablauf.
Richtig angewendet und priorisiert lassen sich To-Do’s somit effizienter erledigen und am Ende eines Tages bleibt mehr Zeit für andere Aktivitäten.

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