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Die 5 Phasen einer Retrospektive

Ein Projekt wird mithilfe der Scrum -Methode des agilen Projektmanagements durchgeführt. Alles läuft super – oder auch nicht.

Je nachdem empfindet man die letzte Instanz eines Sprints als angenehm oder eher als Last. Wie man eine Retrospektive durchläuft, welche Methoden es gibt und was das überhaupt genau ist, wird in diesem Blogartikel aufgeführt.

Die Retrospektive ist ein fester Bestandteil eines Sprint-Durchgangs. Bei einer Retrospektive geht es darum, die bisherige Arbeitsweise zu reflektieren, um sie in Zukunft noch effizienter gestalten zu können. Dabei werden Verbesserungsmaßnahmen dokumentiert und geplant. Außerdem ist das Klären von Verantwortlichkeiten Teil dieses Ereignisses. Ebenso gehört es dazu, dass Missverständnisse geklärt werden und Kritik offen geäußert werden kann, weshalb es wichtig ist, dass die Retrospektive in einer geschützten Umgebung stattfindet.

Sie wird durch feste Termine gewährleistet und unterliegt einer Dauer von ungefähr 45 Minuten je Sprint-Woche. Bei einer Retrospektive ist es essentiell, genug Zeit einzuplanen, da es unbefriedigend sein kann, wenn wichtige Themen nur angerissen und aus Zeitgründen nicht geklärt werden können.

Hat sich ein Kunde aktiv in den Scrum-Prozess integriert, kann es sinnvoll sein, den Kunden ebenso einzubinden. Dies gilt insbesondere dann, wenn die Zusammenarbeit nicht reibungslos abgelaufen ist.
Als eine gute Taktik bei der Retrospektive hat es sich bewährt, einen Moderator hinzuzuziehen, der die Visualisierung der Ergebnisse positiv beeinflusst.

Regelwerk

Da es sich bei der Retrospektive manchmal um kritische Themen handelt, ist es sinnvoll zwei einfache Regeln zu befolgen.

Eine wichtige Regel ist die „Vegas-Regel“, welche Diskretion innerhalb des Teams gewährleistet. Der Spruch „What happens in Vegas stays in Vegas“ ist wahrscheinlich jedem bekannt und meint, dass alles, was besprochen wird, den Teilnehmern der Retrospektive vorbehalten bleibt. Das Treffen basiert auf Vertrauen, das gerade beim Feedback untereinander sehr wichtig ist. Gab es Unstimmigkeiten oder Probleme, werden diese innerhalb des Teams geklärt und nicht anderweitig verbreitet.

Die zweite Regel ist die „Goldene Regel“: Alle Teilnehmer behandeln sich mit Respekt und Wertschätzung. Es sollte niemandem die Schuld zugewiesen werden denn es geht um das Team, in das sicher jeder einbringen soll.

Handelt die Gruppe nach diesen Regeln, ist es wahrscheinlich, dass die Retrospektive in ihren fünf Phasen Früchte trägt.

1. Das Intro

Der Zweck eines Intros ist es, einen guten Rahmen für die Retrospektive zu setzen, indem verfügbare Zeit und Regeln erklärt werden. Zudem sorgt der Moderator für positive Stimmung, was hilfreich ist um eine gute Retrospektive zu gewährleisten. Das Ziel des Moderators liegt darin, den Teilnehmern das Gefühl zu geben, dass sie keine Scheu haben sollen, offen zu diskutieren.

Eine Voraussetzung für eine offene Atmosphäre während der Retrospektive besteht zu Beginn in der Visualisierung der derzeitigen Stimmungslage.

Zur Visualisierung der Stimmungslage können zwei Methoden in Erwägung gezogen werden.

Methode 1: Das Säulendiagramm.

Die Teilnehmer kleben Punkte auf das Diagramm, je nach ihrem Grad der Zufriedenheit mit den jeweiligen Kategorien (Ergebnis, Zusammenarbeit, Atmosphäre). Die Skala reicht von 0 – 10, wobei 0 „sehr unzufrieden“ bedeutet und unter einer 10 wird der Zustand mit „vollkommen zufrieden“ beschrieben.

Methode 2: Teamcircle.

Das gesamte Team stellt sich in einem Kreis auf. Der Moderator liest Statements vor, zu denen sich die Teammitglieder positionieren sollen. Stimmen die Mitglieder der Aussage zu, bewegen sie sich zueinander in die Kreismitte. Lehnen sie das Statement ab,  bewegen sie sich im Maße der Ablehnung der Statements nach außen. Beispiele für Statements sind:

„Ich glaube, ich kann in dieser Runde Themen offen ansprechen.“

„Mit unserer aktuellen Zusammenarbeit bin ich glücklich.“

„Ich bin zufrieden mit der Qualität der Arbeit.“

„Die Arbeitsatmosphäre war gut.“

2. Daten sammeln

Was ist gut gelaufen? Was lief nicht gut?

Die Beantwortung dieser Fragen ist Zweck des zweiten Schritts der Retrospektive.

Dabei werden alle Daten zusammengetragen, die zur Bewertung der Zusammenarbeit benötigt werden. Bei den gesammelten Daten kann es sich um „harte Daten“ wie z.B. die Fehlerhäufigkeit, Qualitätsdaten oder das Burndown-Chart handeln. Ebenso können es auch Einschätzungen der Teammitglieder sein oder Einschätzungen, was als hilfreich oder kritisch erlebt wurde.

Für die spätere Auswertung der Daten aus der Datensammlung ist es sinnvoll, die verschiedenen Themen zu Clustern, um durch um durch Priorisierung zu entscheiden an welchen Themen weitergearbeitet wird. Bei der Umsetzung der Datensammlung gibt es zwei Möglichkeiten:

Methode 1:  „Die vier L‘s“.

Jeder Teilnehmer schreibt seine Gedanken zu folgenden 4 Fragen in kurzen Stichpunkten auf kleine Kärtchen. Für jede Frage gibt es verschiedene Farben der Kärtchen. Im Anschluss werden alle auf eine Tafel gepinnt und besprochen.

  1. What I loved – Was mir gefallen hat.
  2. What I learned – Was ich gelernt habe.
  3. What I lacked – Was mir gefehlt hat.
  4. What I longed – Wonach ich mich sehne/Was ich mir wünsche.

Methode 2:  „Learning Maxtrix“

Die Learning Matrix ist eine Ideen-Sammlung zu verschiedenen Überpunkten. Die Ideen der Mitglieder zu den jeweiligen Überpunkten werden mit kleinen Kärtchen zu den zugehörigen Punkten geheftet.

3. Gewinnung der Erkenntnisse

Im dritten Schritt der Retrospektive werden einzelne Punkte tiefer bearbeitet. Was sind die Ursachen und Schwierigkeiten und wie kann man diese lösen? Für die Gewinnung von Erkenntnissen gibt es zwei Methoden: „The worst thing to do“ und „Brainwriting“.

Methode 1: „The worst thing to do“

Bei dieser Methode schreibt man auf, was das schlimmste ist das passieren könnte. Dann wird darüber geredet und im Anschluss werden die Aussagen in das Gegenteil, somit in Maßnahmen, umgewandelt.

Methode 2: „Brainwriting“

Innerhalb von 3 Minuten schreibt jeder seine Ideen auf ein Blatt. Danach wird das Blatt zum Nachbar weitergereicht. Jeder liest sich die Gedanken seines Nachbarn durch und schreibt neue Gedanken dazu, wieder 3 Minuten Zeit. So lange, bis jeder jedes Blatt hatte. Danach werden die Blätter aufgehängt und durch Markierungen werden die besten Ideen ausfindig gemacht, aus denen dann Maßnahmen beschlossen werden.

4. Maßnahmen beschließen

In diesem Schritt wird entschieden, was beim nächsten Sprint umgesetzt wird. Um die Verbindlichkeit der Retrospektive sicher zu stellen, werden hier konkrete Punkte beschlossen.

Wichtig ist, dass die Maßnahmen konkret definiert werden. Wer macht was? Bis wann? Usw.

Die definierten Maßnahmen finden sich dann im Backlog wieder.

Umgesetzt werden kann dieser Schritt durch die „Starfish Methode“.

Die Vorschläge zu Maßnahmen werden auf Klebezettel geschrieben und zu dem jeweiligen Feld gelegt. Durch Markierungen der Zettel durch jedes Mitglieds wird am Ende herausgefunden, welche Maßnahmen umgesetzt werden sollen.

5. Abschluss der Retrospektive

Das Ende der Retrospektive ist ein Feedback zur Retrospektive selbst. Dieses Vorgehen hilft dabei, das Meeting abzuschließen und dem Moderator hilft es dabei, die Retrospektive beim nächsten Treffen zu verbessern.

Die Methode, die hierbei angewendet werden kann, ist die sogenannte Blitzlicht-Methode.

Dabei sagt jeder nur einen Satz zum persönlichen Empfinden der Retrospektive.

Fazit

Die Retrospektive ist ein wichtiger Schritt zur Reflexion des bisherigen Vorgehens. Es stellt sich heraus, ob das Scrum-Team mit seinen Leistungen und der Teamarbeit zufrieden war und wie die allgemeine Gefühlslage in Bezug auf die Gruppe und auf das Projekt ist. Beachtet das Team die festgelegten Regeln und beteiligt sich ehrlich und aktiv an den Methoden, welche zu Ergebnissen führen, steht einer erfolgreichen Retrospektive, aus der wichtige Erkenntnisse gezogen werden können, nichts im Wege. Sind die gesammelten Daten der Retrospektive ausgewertet, können diese vor allem für die Optimierung des zukünftigen Vorgehens herangezogen werden.

Somit stellt die Retrospektive einen essentiellen Bestandteil eines Sprints bei der Scrum-Methode des agilen Projektmanagements dar und kann dem Scrum-Team für weitere zukünftige Erfolge von Vorteil sein.

 

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